Datenschutzrichtlinie

Definitionen

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) enthält eine Liste von Definitionen, von denen die wichtigsten im Folgenden erläutert werden:

“Verantwortlicher bedeutet eine Person oder Organisation, die allein oder gemeinsam mit anderen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt. Im Kontext dieser Richtlinie ist West Group der Verantwortliche;

“Mitarbeiter” – Aus praktischen Gründen wird der Begriff „Mitarbeiter“ in dieser Richtlinie weit ausgelegt und umfasst jeden ehemaligen oder aktuellen Mitarbeiter, Zeitarbeitnehmer (Agentur), Freiwilligen, „Expat“, Praktikanten oder sonstigen Angestellten oder nicht fest angestellten Arbeitnehmer;

“Europäischer Wirtschaftsraum (EWR)”, der derzeit folgende Länder umfasst: Österreich, Belgien, Bulgarien, Kroatien, Zypern, Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Italien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Polen, Portugal, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Schweden, Vereinigtes Königreich;

“Personenbezogene Daten” bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen;

“Betroffene Person” bezeichnet eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, direkt oder indirekt, insbesondere durch Bezugnahme auf ein Identifikationsmerkmal wie Name, Identifikationsnummer, Standortdaten, Online-Kennung oder eines oder mehrere spezifische Merkmale, die ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität zugeordnet sind;

“Besondere Kategorien personenbezogener Daten” sind personenbezogene Daten, die sich auf eine Person beziehen und folgende Merkmale offenbaren:

rassische oder ethnische Herkunft;
politische Meinungen;
religiöse oder philosophische Überzeugungen;
Mitgliedschaft in Gewerkschaften;
Gesundheitsdaten oder Angaben zum Sexualleben;
Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit verbundene Sicherheitsmaßnahmen.

“Verarbeitung” wird definiert als jeder Vorgang oder jede Vorgangsreihe, die mit personenbezogenen Daten oder Datensätzen personenbezogener Daten durchgeführt wird, mit oder ohne Einsatz automatisierter Verfahren, wie das Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen oder Ändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung, Verbreiten oder anderweitiges Bereitstellen, Abgleichen oder Verknüpfen, Einschränken, Löschen oder Vernichten. Das bedeutet, dass der Begriff „Verarbeitung“ einen sehr weiten Bedeutungs- und Anwendungsbereich hat;

“Einwilligung” wird definiert als jede freiwillige, spezifische, informierte und eindeutige Willensbekundung der betroffenen Person, durch die sie durch eine Erklärung oder eine eindeutige bestätigende Handlung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zustimmt.

Die Bedeutung der oben genannten Begriffe gilt unabhängig davon, ob diese Begriffe in dieser Richtlinie großgeschrieben sind oder nicht.

Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten

WEST Group respektiert die Privatsphäre der oben genannten betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten von WEST Group verarbeitet werden, und verpflichtet sich, ihre personenbezogenen Daten gemäß den Anforderungen der DSGVO zu schützen. Diese Einhaltung entspricht dem Wunsch von WEST Group, seine Mitarbeiter und alle anderen betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und ihre Rechte in Bezug auf den Schutz der Privatsphäre anzuerkennen und zu respektieren. Die von WEST Group zum Zeitpunkt der Annahme dieser Verfahrensanweisung durchgeführten Datenverarbeitungen sind in Anhang Nr. 2 der Verfahrensanweisung aufgeführt. Sollte es im Rahmen der Tätigkeit von WEST Group zu Änderungen der in Anhang Nr. 2 beschriebenen Datenflüsse kommen und/oder neue Datenverarbeitungen notwendig werden, die zum Zeitpunkt der Erstellung von Anhang Nr. 2 nicht aufgeführt sind, werden diese analysiert und es wird festgelegt (durch Änderung oder Ergänzung von Anhang Nr. 2): welche Daten verarbeitet werden, woher sie stammen, wo sie gespeichert werden, welche Abteilungen innerhalb von WEST Group Zugriff auf diese Daten haben, an wen diese Daten übermittelt werden, was der Zweck der Datenverarbeitung ist, wie lange die Daten gespeichert werden und auf welcher rechtlichen Grundlage die Verarbeitung erfolgt (bezogen auf die unten aufgeführte Liste der rechtlichen Grundlagen). – Die Daten werden in Bezug auf die betroffene Person auf eine rechtmäßige, faire und transparente Weise verarbeitet. Die Verarbeitung ist nur dann rechtmäßig, wenn sie auf mindestens einer der unten aufgeführten Rechtsgrundlagen beruht:

– Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere spezifische Zwecke gegeben; oder – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Partei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich; oder – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen Eren Cons erforderlich; oder – Die Verarbeitung ist zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person erforderlich; oder – Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen Eren Cons oder eines Dritten erforderlich;

–      Daten werden für bestimmte und legitime Zwecke erhoben. Die Daten werden nicht auf eine Weise weiterverarbeitet, die mit diesen Zwecken unvereinbar ist;
–      Daten werden angemessen, relevant und auf das für die Verarbeitung notwendige Maß beschränkt;
–      Daten werden richtig und, falls erforderlich, aktualisiert sein. Es werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um ungenaue oder unvollständige Daten zu berichtigen oder zu löschen;
–      Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, notwendig ist. Diese Zwecke sind in dieser Richtlinie beschrieben und können nur unter Beachtung der DSGVO und anderer einschlägiger Rechtsvorschriften sowie nach entsprechender Information der betroffenen Personen geändert oder erweitert werden;
–      Daten werden auf begründeten Antrag der betroffenen Person gelöscht oder geändert;
–      Daten werden gemäß den gesetzlichen Rechten der betroffenen Person verarbeitet, wie in dieser Richtlinie beschrieben oder gemäß den gesetzlichen Bestimmungen;
–      Es werden angemessene technische, physische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um unbefugten Zugriff, unrechtmäßige Verarbeitung sowie Verlust, Zerstörung oder unbeabsichtigte oder unbefugte Beschädigung der Daten zu verhindern. Im Falle eines Verstoßes gemäß dem vorherigen Satz und/oder eines unbeabsichtigten Datenlecks wird Eren Cons geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Verstoß zu beenden bzw. das Leck zu beheben und die Verantwortung gemäß DSGVO festzustellen. Zudem wird mit den zuständigen Behörden kooperiert, falls diese im Zusammenhang mit einem solchen Verstoß oder Leck einbezogen werden.

Das Unternehmen West Group erwartet von allen seinen Mitarbeitern, dass sie diese Grundsätze und die Regeln dieser Richtlinie einhalten.

Verarbeitete Kategorien personenbezogener Daten

Bewerber für Stellen

Personenbezogene Daten von Bewerbern umfassen folgende Informationen: – Standarddaten zur Identität des Bewerbers (Name, Vorname, Adresse etc.); – Personenbezogene Daten (Geburtsdatum und -ort, Nationalität, Geschlecht, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Hobbys und Interessengebiete etc.); – Foto des Bewerbers, sofern dieser freiwillig ein solches bereitgestellt hat (z.B. im Lebenslauf oder anderen vom Bewerber eingereichten Dokumenten); – Mitgliedschaften in verschiedenen beruflichen, kulturellen oder anderen Gruppen/Organisationen/Clubs, sofern diese Daten im Lebenslauf oder anderen vom Bewerber eingereichten Dokumenten enthalten sind; – Daten zur Berufserfahrung des Bewerbers (Informationen zu früheren Arbeitgebern, Beendigung des letzten Arbeitsplatzes und dort ausgeübte Tätigkeiten, besondere Projekte etc.) einschließlich Referenzprüfungen, sofern der Bewerber solche im Lebenslauf an Eren Cons übermittelt hat; – Daten zur Ausbildung des Bewerbers (Abschlüsse, Zertifikate, Praktika, spezielle Schulungen etc.); – Sprachkenntnisse; – Falls zutreffend, Informationen über den Besitz einer Arbeitserlaubnis durch den Bewerber und/oder zum Aufenthaltsstatus des Bewerbers im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR); – Alle weiteren Informationen, die der Bewerber West Group im Rahmen seines Lebenslaufs oder seiner Bewerbung zur Verfügung stellt und die für die Ausübung seiner Rolle relevant sein könnten, sofern der Bewerber eingestellt wird; – Digitale Bewertungen über das Internet (soziale Netzwerke), soweit diese Profile West Group zugänglich sind und der Bewerber zuvor über die Verarbeitung dieser Daten und den Verarbeitungszweck informiert wurde; – Ergebnisse von Bewertungs- oder Eignungstests, die von Bewerberzentren durchgeführt wurden, sofern diese vom Bewerber im Lebenslauf oder anderen eingereichten Dokumenten bereitgestellt wurden; – Alle weiteren personenbezogenen Daten (außer den oben genannten), deren Verarbeitung gesetzlich erforderlich ist.

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